Mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), wie sie seit 2018 in Kraft ist, hat sich Einiges verändert. Unter anderem gilt seither, dass es nicht mehr nur eine Option ist, personenbezogene Daten wie Mitarbeiter- oder Kundendaten spätestens nach dem Ende der jeweils vorgegebenen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu vernichten. Vielmehr sind Unternehmen oder Institutionen jetzt sogar verpflichtet, Daten wie beispielsweise Lohnkosten, Kontakte oder Unterlagen nicht mehr aktiver Kundenbeziehungen nach dem Ablaufen der jeweils geltenden gesetzlichen Fristen umgehend zu löschen. Und zwar in jedem System und in allen Unterlagen, wo diese Daten gespeichert sind. Andernfalls drohen bei einer Prüfung empfindliche Bußgelder.
Einen praktischen Überblick zu den aktuell geltenden Vorgaben und Fristen bietet beispielsweise die IHK Regensburg auf ihrer Website. Unter Punkt 9 „Liste der Unterlagen mit Aufbewahrungsfristen“ finden sich Angaben zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verschiedener Dokumente. Damit auch wirklich alle Unterlagen im Reißwolf landen, die zum Jahreswechsel zwingend dort hineingehören, ist ein Blick darauf wärmstens empfohlen. Sicher ist sicher.